Регистрация документа согласно ГОСТ Р-51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют так же письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов: