Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т. д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную. этика деятельности руководителя
Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Количественные показатели безотказности
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений. Критика теории анимизма
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.
Next