Вопрос 4, табель форм документов, применяемых в организации
Табель форм документов — это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов.
Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.
Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба. Приведем примерную форму табеля (рис. 8.1).
Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).
В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа
Вопрос 5. Роль секретаря, секретаря – референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса