Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.).
Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, Отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за • счет и др.), сложных союзов {вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что; и т. п.); а так же словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине, что...; с тем условием, что ...; таким образом, что ...; то обстоятельство, что ...; тот факт, что ...; и др.).
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили право на употребление в переписке.
Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает... От третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят... От первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения... От первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т. д.